Ofis temizliği sözleşmesi yaparken nelere dikkat edilmeli?

Ofis temizliği sözleşmesinin amacı tek cümleyle şudur: ay sonunda kimsenin “bu dahil miydi?” diye sormaması. Temizlik şirketi seçerken fiyat karşılaştırmak kolaydır; zor olan, aynı fiyatın hangi işi kapsadığını görmektir. Kapsamı belirsiz iki teklif kâğıt üzerinde eşit görünür, uygulamada biri haftada bir cam siler, diğeri hiç silmez.

Aşağıdaki dokuz madde, İstanbul’daki ofis ve plaza katlarında sözleşme imzalamadan önce kontrol edilmesi gerekenlerdir. Kendi teklifimizi de bu sırayla yazıyoruz.

1. Kapsam alan alan yazılmalı

“Ofis temizliği yapılacaktır” bir kapsam değildir. Doğru sözleşmede her alan ayrı satırdır ve yanında sıklığı yazar:

• Her ziyarette: çöp toplama, mutfak ve çay ocağı, tuvalet dezenfeksiyonu ve sarf kontrolü, sık dokunulan yüzeyler (kapı kolu, asansör düğmesi, toplantı masası), zemin süpürme ve paspas.
• Haftada bir: cam bölme ve kapı camları, beyaz tahta, buzdolabı içi, klavye ve telefon dezenfeksiyonu.
• Ayda bir veya mevsimlik: iç cam, halı ve koltuk yıkama, derin mutfak temizliği.

Bu ayrım yapılmazsa “her şey her ziyarette” beklenir, ekip ise ziyaret süresine sığanı yapar. İkisi de haklıdır, sözleşme haksızdır.

2. Ziyaret günü ve saati net olmalı

Ofis temizliği çoğu zaman mesai dışında yapılır: sabah 07.00 öncesi ya da akşam 19.00 sonrası. Plaza katında bu saat binanın kuralına bağlıdır; yük asansörü, bina kartı ve güvenlik kaydı saat aralığını belirler. Sözleşmede hangi günler ve hangi saat aralığında gelineceği yazmalıdır. “Haftada üç gün” yazıp günleri boş bırakmak, en yoğun gününüzde ekibin gelmemesi demektir.

Ziyaret sıklığını nasıl seçeceğinizi ofis temizliği ne sıklıkla yapılır? yazısında ayrıca anlattık.

3. Sabit ekip ve değişiklik bildirimi

Ofiste aynı ekibin gelmesi kalite meselesi olduğu kadar güvenlik meselesidir. Sabit ekip hangi odada gizli evrak olduğunu, hangi masaya dokunulmayacağını, hangi cihazın hangi ürünle silineceğini bilir. Sözleşmede ekibin sabit olacağı ve değişiklik gerekirse yeni isimlerin kaç gün önceden bildirileceği yazmalıdır.

4. Personel güvenliği belgeyle sorulmalı

Anahtar veya kart teslim edeceğiniz kişiler için üç soru sorun: personel sigortalı mı, adli sicil kaydı kontrol ediliyor mu, talep edildiğinde belge sunuluyor mu? Bizde her personelin adli sicil kaydı kontrol edilir ve tamamı sigortalıdır; kurumsal müşterilere talep hâlinde belge veririz. Plaza girişinde personel listesi istenirse önceden iletilir.

Gizlilik de bu maddenin parçasıdır. Masa üstündeki evraka dokunulmaması, ekran ve klavyenin yalnızca belirlenen ürünle silinmesi gibi kurallar sözleşmeye yazılabilir.

5. Sarf malzeme kimde?

Tuvalet kâğıdı, sıvı sabun, çöp poşeti ve kâğıt havlu iki şekilde yürür: ya siz alırsınız ve ekip yerine koyar, ya da temizlik şirketi temin eder ve faturaya ekler. İkisi de olur. Önemli olan hangisinin geçerli olduğu ve stok azaldığında kime haber verileceğidir. Haftalık stok notu basit ama işe yarayan bir yöntemdir.

6. Anahtar, alarm ve kart prosedürü

Mesai dışı çalışmada ekip ofise sizsiz girer. Anahtarın veya kartın kimde duracağı, alarmın nasıl kurulup kapatılacağı, son çıkan kişinin neyi kontrol edeceği (ışık, klima, pencere, kapı) yazılı olmalıdır. Bu madde ilk ay atlanır, ilk alarm olayında hatırlanır.

7. Aylık bedel ve ek iş

Sözleşmeli ofis temizliğinde bedel aylık ve sabit olmalıdır. Metrekare, ziyaret sıklığı, tuvalet ve mutfak sayısı ile mesai dışı saat dilimi bu bedeli belirler. Ayrıca iki şey yazılmalıdır:

• Kapsam dışı iş nasıl fiyatlanır? Örneğin yerden ulaşılamayan dış cephe camları dış cephe cam temizliği kapsamındadır ve iple erişimle yapılır; ayrı tekliftir. Böyle bir iş için önce yazılı teklif, sonra onay gelmelidir.
• Fiyat ne zaman güncellenir? Güncelleme dönemi ve ihbar süresi baştan bellidir. Sürpriz zam, sürpriz eksik iş kadar güveni bozar.

8. Kalite kontrol ve geri bildirim

Kontrol listesi olmayan temizlik, kişinin o günkü enerjisine bağlıdır. Her ziyaretin bir listesi olmalı, eksik görülen nokta için bir geri bildirim kanalı tanımlanmalıdır: WhatsApp, e-posta ya da ofis yöneticisinin bir notu. Eksik kalan iş bir sonraki ziyarette ilk sıraya alınır.

9. Fesih ve deneme dönemi

Sözleşme süresi kadar fesih koşulu da önemlidir. Kaç gün önceden haber verilerek sonlandırılabileceği, ilk ay için deneme dönemi olup olmadığı yazılı olsun. İyi giden bir iş ilişkisi bu maddeye hiç bakmaz; kötü giden bir ilişkide tek dayanak budur.

Plaza katı mı, müstakil ofis mi?

Plaza katında lobi, asansör ve ortak tuvalet bina yönetiminin işidir; kat ofisi kiracının sözleşmesidir. İkisi farklı sözleşmelerdir. Lobi ve ortak alan için plaza temizliği, kat ofisi için ofis temizliği sayfalarına bakabilirsiniz. Müstakil ofiste giriş daha serbesttir, ama anahtar ve alarm maddesi daha da önem kazanır.

Bizde nasıl yürüyor?

Ofisinizi ücretsiz keşifte yerinde görüyoruz: metrekare, çalışan sayısı, mutfak ve tuvalet adedi, bina kuralları. Ardından kapsamı yukarıdaki maddelere göre yazılı teklife döküyoruz; aylık bedel baştan sabitlenir, iş sırasında ek ücret çıkmaz. Şişli, Beşiktaş ve Ataşehir gibi plaza yoğun ilçelerde her binanın kart, asansör ve atık kuralına göre çalışıyoruz; İstanbul’un 39 ilçesinin tamamına mesai dışı ekip çıkar.